Six domaines. Chacun est là parce qu’une agence le fait toutes les semaines, et parce que le faire dans deux outils déconnectés est exactement l’endroit où les heures et la confiance se perdent.
Chaque projet a ses propres colonnes — ajouter, renommer, réordonner, archiver. Chacune correspond à exactement une des sept étapes fixes, et c’est cette correspondance qui rend le reste possible : un tableau pour tous les clients, un libellé côté client par colonne, et des rapports qui se moquent du nom que vous avez donné aux choses.
| Votre libellé | Étape | Le client voit |
|---|---|---|
| Requested | Backlog | Requested |
| Estimated | Planned | Quote ready |
| In progress | In progress | We’re on it |
| In review | Review | Awaiting your feedback |
| Done · billable | Done | Delivered |
| Blockedajoutée par vous | Blocked | identique à l’interne |
La septième étape, Billed, existe pour que la facturation y déplace le travail. Ce projet ne lui associe pas encore de colonne.
Votre client crée le travail lui-même. Il arrive dans la colonne que vous avez désignée comme point d’entrée, avec qui a demandé, pour quand, à quel projet ça appartient et tout fichier joint.
Rien ne se perd dans un fil de discussion, personne ne retape une demande dans un ticket, et la personne qui l’a voulue est au dossier — ce qui compte plus tard, quand quelqu’un demande pourquoi vous avez construit ça.
Vous notez ce que vous pensez que ça prendra et ce que vous chiffrez. La première est la vôtre — c’est ainsi que vous apprenez ce que vous sous-facturez. La seconde est celle que le client approuve, avec un nom et un horodatage en face.
Une tâche appartient à un projet, un projet à un client — choisir la tâche est donc toute la décision. Deux façons de saisir, un format de stockage, trois états.
Il tourne côté serveur : un rechargement, un plantage ou un second appareil ne peuvent pas le perdre. Un par personne, et c’est imposé plutôt que convenu — en démarrer un second arrête le premier et enregistre le temps en brouillon.
Pour l’appel que vous n’avez pas chronométré et l’heure que vous avez oubliée. Le champ de durée comprend ce que vous écrivez, parce que chacun l’écrit à sa façon et qu’aucune n’a tort.
Un contrat qui facture par tranches de 15 minutes change une facture, jamais le compte rendu de ce qui s’est passé. L’arrondi n’est jamais appliqué à l’écriture.
Une grille de tâches par jour. Cliquez une case pour saisir du temps, voyez la part facturable et l’écart — le seul rappel que ce produit se permet.
« Les clés sandbox ont pris 3 h — chiffrer plus haut la prochaine fois. » La note est le seul moment où quelqu’un se souvient pourquoi une heure a coûté ce qu’elle a coûté, et aucun client ne peut l’atteindre, sous aucun rôle.
Brouillon tant qu’elle est à vous, facturable une fois le mois approuvé, gelée une fois facturée. Corriger une heure facturée est une contre-écriture, pas une modification — les deux côtés restent au dossier.
Votre client voit le mois se remplir au fil de l’eau — heures par projet, tâches ouvertes, ce qui attend chez lui. Quand la facture arrive, elle confirme un chiffre qu’il connaissait déjà.
Le travail interne sur son projet est exclu volontairement. Votre taux d’occupation et sa facture ne coïncideront jamais, et c’est le but : le chiffre qu’il voit est celui qu’il paie.
| Portal Relaunch | 6 items | 21.0 |
| Infrastructure | 3 items | 6.5 |
| Total | 9 items | 27.5 |
Comptes rendus, décisions, questions et fichiers vivent à côté du travail concerné — par client, éventuellement restreints à un projet. Un compte rendu devient des tâches en une étape.
Et parce que certains clients ne se connecteront jamais : tout se regroupe en un e-mail quotidien lisible auquel ils peuvent répondre. Seuls les invitations, les approbations et les liens de connexion partent immédiatement. Personne ne reçoit une notification par carte.
Checkout flow first. Anna sends the SEPA mandate wording by Friday. Open question on invoice numbering.
PDF or the original InDesign files for the old invoice templates?
Votre nom, votre logo, votre couleur d’accent, votre domaine. La structure — encre, traits, espacements, les sept étapes — reste fixe, et c’est pourquoi un thème locataire est un échange de valeurs plutôt qu’une refonte.
Côté client, la seule mention d’AgencyOS est une ligne en pied de page. Sur votre propre domaine, il n’y en a aucune.
Nous créons votre espace et migrons vos projets en cours avant la fin du premier appel.