Dans AgencyOS, votre équipe organise le travail de tous vos clients et saisit ses heures directement sur les tâches. Vos clients utilisent la même application pour envoyer leurs demandes, répondre aux questions, commenter les documents et suivre l’avancement. Pour chaque tâche, commentaire ou document, vous décidez de ce qui reste interne.
Nommez vos colonnes comme vous le souhaitez. Chacune est associée à l’une de sept étapes fixes, ce qui permet de réunir les tâches de tous vos clients sur un même tableau.
Parmi elles, les saisies de temps et l’estimation interne. Des tests automatiques le vérifient avant chaque nouvelle version.
Il tourne sur le serveur et continue de fonctionner après un rechargement de la page, une panne du navigateur ou un changement d’appareil.
Vous invitez vos clients sans supplément. Seule votre propre équipe est facturée.
Chaque projet nomme ses colonnes à sa façon, mais « Demandes », « Idées » et « Boîte de réception » relèvent toutes de l’étape Backlog. Grâce à ces étapes communes, un même tableau montre le travail de trois clients.
Votre équipe et votre client ouvrent la même tâche, mais n’y voient pas la même chose. Votre équipe voit l’estimation interne, les heures saisies, les notes de temps et les commentaires internes. Le client voit sa demande, les commentaires partagés avec lui et l’estimation que vous lui avez communiquée.
Sandbox keys took 3 h — worth quoting higher next time.
Jonas is on it. You’ll get it for review before it ships.
Le client voit les 8,0 h que vous lui avez communiquées. Les 10,0 h prévues en interne et les 9,4 h déjà saisies ne sont visibles que par votre équipe.
L’estimation communiquée au client est le seul chiffre qu’il voit. L’estimation interne, les heures saisies et les notes de temps ne sont jamais transmises à son navigateur : elles ne sont pas simplement masquées.
Confidentialité dès la conception →AgencyOS se concentre sur le travail qu’une agence mène chaque jour pour ses clients et avec eux. La facturation, la gestion commerciale et la messagerie instantanée n’en font volontairement pas partie.
Toutes les fonctionnalités →Chaque projet a ses propres colonnes, chacune associée à l’une de sept étapes fixes. Un même tableau réunit ainsi les tâches de tous vos clients, et chaque client voit son projet avec les libellés de colonnes que vous avez définis pour lui.
Vous lancez le chronomètre depuis la tâche, et il tourne sur le serveur. Pour une saisie après coup, tapez la durée comme vous l’avez notée : 1,5, 90m ou 9–11:30. Chaque saisie est rattachée à une tâche ou au client en général.
Cahiers des charges, briefs et comptes rendus s’écrivent dans des pages rattachées à un client, un projet ou une tâche, avec tableaux, images et diagrammes. Une page reste interne tant que vous ne la partagez pas ; votre client peut ensuite en commenter des passages précis.
Existing mandates stay as they are. · 2 comments
Chaque client dispose d’une page qui montre le travail en cours, les dernières entrées du fil et les documents récents. Le client y arrive dès sa connexion ; sur la même page, votre équipe voit en plus les personnes impliquées et les heures du mois.
Comptes rendus, décisions, questions et fichiers sont réunis dans un fil par client ou par projet, plutôt que dispersés dans des e-mails. Votre équipe peut aussi y écrire des notes internes que le client ne voit pas.
Checkout first. Anna sends the mandate wording by Friday.
Chaque tâche, commentaire, entrée du fil et document est soit partagé, soit interne. La règle est inscrite dans la base de données : si un écran oublie un filtre, il n’affiche rien plutôt que de laisser passer du contenu interne.
Comme vos clients travaillent dans la même application que votre équipe, nous avons commencé par le modèle d’accès. La base de données détermine pour chaque enregistrement qui peut le lire, et ce qui n’est pas explicitement autorisé reste invisible. Aucun nouveau type de données n’est mis en ligne sans une telle règle.
Le modèle d’accès →| Aucun client ne reçoit | Pourquoi cela reste interne |
|---|---|
| Vos saisies et notes de temps | Le temps que les choses ont pris, et pourquoi |
| Votre estimation interne | Ce que vous prévoyez réellement. Le client ne voit que l’estimation que vous lui communiquez. |
| Les notes et pages internes | Ce que vous dites de lui entre vous |
| Les tâches et commentaires internes | Rien dans sa vue ne laisse deviner qu’ils existent |
| Tout ce qui appartient à un autre client | Cela n’apparaît dans aucune des listes qu’il ouvre |
Un grand projet de déploiement n’est pas nécessaire : un seul client suffit pour commencer. La différence se remarque généralement vite sur trois points.
La vue d’ensemble du client montre ce qui est en cours, ce qui a été décidé et ce qui a été partagé. Votre client peut y consulter l’avancement plutôt que d’attendre un résumé hebdomadaire. Si nécessaire, vous envoyez en plus les entrées importantes du fil par e-mail.
Chaque demande indique qui l’a envoyée et quand. L’estimation communiquée au client figure sur la tâche, avec les heures saisies à côté. Si le périmètre est discuté plus tard, on retrouve ce qui a été demandé et ce qui a été estimé.
Le temps étant saisi sur les tâches au fil du travail, personne n’a à reconstituer sa semaine à partir de l’agenda en fin de mois. AgencyOS ne crée pas de factures : les heures d’une tâche s’exportent en CSV pour votre comptabilité.
Nous configurons votre espace avec vous et reprenons vos projets en cours. Vous invitez ensuite un client et voyez au quotidien si cette façon de travailler vous convient.