Des références lisibles
Chaque tâche reçoit une référence comme PORTAL-142, numérotée par projet et facile à citer dans un e-mail.
Le problème
Le travail est réparti entre plusieurs outils, chaque projet le nomme à sa façon, et une partie reste dans la boîte mail de quelqu’un.
Des colonnes par projet, un tableau pour tous vos clients.
Chaque projet reçoit les colonnes dont il a besoin, et chacune est associée à l’une de sept étapes. C’est ce qui permet à un seul tableau de réunir tous vos clients, et à chaque client de voir son projet avec les libellés que vous définissez pour lui.
01 · Colonnes & étapes
Vos propres colonnes, un vocabulaire commun.
Ajoutez, renommez, réorganisez et archivez les colonnes de chaque projet. Chaque colonne indique à laquelle des sept étapes elle correspond. Cette association permet un tableau pour tous vos clients, un libellé par colonne pour le client et un point de statut qui a le même sens partout.
- Deux colonnes peuvent partager une étape : « Internal QA » et « Client review » peuvent toutes deux relever de Review.
- Chaque colonne peut porter un libellé pour le client : « Done · billable » se lit alors « Livré » de son côté.
- Pas de sélecteur de couleur. L’étape détermine le point, et chaque tableau se lit de la même façon.
Portal Relaunch — colonnes6 étapes sur 7 utilisées
| Votre libellé | Étape | Le client voit |
|---|---|---|
| Requested | Backlog | Requested |
| Estimated | Planned | Quote ready |
| In progress | In progress | We’re on it |
| In review | Review | Awaiting your feedback |
| Done · billable | Done | Delivered |
| Blockedajoutée par vous | Blocked | identique à l’interne |
La septième étape, Billed, accueille le travail déjà facturé. Ce projet ne lui associe pas encore de colonne.
02 · Demandes client
Une demande en quatre champs, plutôt qu’un e-mail à recopier.
Votre client saisit lui-même sa demande. Elle arrive sur le tableau du projet sous forme de tâche, dans ses propres mots, avec le nom de la personne et la date de la demande, et des fichiers peuvent y être ajoutés ensuite.
- Le client propose une priorité. Vous fixez l’estimation et la personne assignée, et vous avez le dernier mot.
- Un client ne déplace une carte que si vous avez ouvert la colonne qu’elle quitte et celle où elle arrive.
Demander du travail — tel que votre client le voit
TitlePDF invoice export
DescriptionWe need to hand invoices to our accountant as PDF, with the same numbering as the portal.
PriorityHigh▾
ProjectPortal Relaunch▾
03 · Deux estimations
L’estimation communiquée au client et l’estimation interne.
Les deux partent du même chiffre : un écart entre elles est donc un choix délibéré plutôt qu’un oubli. Le client voit l’estimation que vous lui communiquez. L’estimation interne vous aide à repérer les tâches que vous sous-estimez, et elle reste réservée à votre équipe.
- Les heures saisies figurent à côté des deux : un dépassement de l’estimation communiquée au client se voit sur la tâche.
- Si vous modifiez plus tard l’estimation communiquée au client, l’estimation interne reste inchangée.
Votre côté
PORTAL-142SEPA direct debit
Internal
10.0 h
Quoted to client
8.0 h
Tracked
9.4 h
Côté client
PORTAL-142SEPA direct debit
Estimated effort8.0 h
Estimation interne et heures : non transmises04 · Tout le travail
Un tableau pour tous vos clients.
Le tableau de l’espace réunit tous les projets dans les sept étapes : une seule vue montre ce qui est en cours chez tous vos clients. Limitez-le à vos propres tâches en un clic, ou ouvrez un projet pour voir ses propres colonnes.
- Tableau ou liste : la liste masque des colonnes quand la fenêtre se rétrécit, et tient sur un portable pendant un appel.
- La tâche ouverte figure dans l’URL : un collègue qui ouvre votre lien arrive sur la même tâche.
All work3 customers · grouped by stage
Backlog
PORTAL-151Muster GmbH
NORD-12Nordlicht
In progress
PORTAL-142Muster GmbH
OCK-7Studio Ocker
Review
NORD-9Nordlicht
En détail
Cinq priorités
Aucune, basse, moyenne, haute et urgente. Seules les deux dernières sont colorées, pour que les priorités élevées ressortent.
Des étiquettes communes aux projets
Un seul vocabulaire pour toute l’agence, plutôt que trois synonymes d’un projet à l’autre.
Des commentaires en deux modes
Chaque commentaire est interne ou partagé avec le client. Sur une tâche interne, l’option partagée n’est tout simplement pas proposée.
Des fichiers avec aperçu
Déposez ou collez des captures sur une tâche ou un commentaire. Les images s’affichent en aperçu, et chaque fichier passe par les mêmes contrôles d’accès.
Des documents liés
Rattachez un cahier des charges ou un brief à la tâche qu’il décrit, et citez n’importe quelle tâche dans n’importe quel texte.
Modification sur place
Titre, description et estimations se modifient là où ils apparaissent, la description avec l’éditeur de texte enrichi complet.
Un chronomètre sur chaque carte
Lancez le suivi depuis la carte, la ligne de liste ou la tâche elle-même. Un clic, et aucun formulaire à remplir.
Autres fonctionnalités
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