Sechs Bereiche. Jeder davon ist hier, weil eine Agentur ihn jede Woche braucht — und weil genau da, wo er in zwei getrennten Tools passiert, die Stunden und das Vertrauen verloren gehen.
Jedes Projekt bekommt eigene Spalten — anlegen, umbenennen, umsortieren, archivieren. Jede bildet auf genau eine von sieben festen Phasen ab, und diese Zuordnung ist es, die den Rest möglich macht: ein Board über alle Kunden, ein kundenseitiges Label pro Spalte und Auswertungen, denen egal ist, wie Sie die Dinge genannt haben.
| Ihr Label | Phase | Kunde sieht |
|---|---|---|
| Requested | Backlog | Requested |
| Estimated | Planned | Quote ready |
| In progress | In progress | We’re on it |
| In review | Review | Awaiting your feedback |
| Done · billable | Done | Delivered |
| Blockedvon Ihnen angelegt | Blocked | wie intern |
Die siebte Phase, Billed, existiert, damit die Rechnungsstellung Arbeit dorthin bewegen kann. Dieses Projekt ordnet ihr noch keine Spalte zu.
Ihr Kunde legt die Arbeit selbst an. Sie landet in der Spalte, die Sie als Eingang benannt haben — mit wer gefragt hat, bis wann er sie braucht, zu welchem Projekt sie gehört und jeder Datei, die er angehängt hat.
Nichts geht in einem Mail-Thread verloren, niemand tippt eine Anfrage in ein Ticket ab, und wer sie wollte, steht im Protokoll — was später zählt, wenn jemand fragt, warum Sie das gebaut haben.
Sie halten fest, was Sie glauben, dass es dauert, und was Sie anbieten. Die erste gehört Ihnen — an ihr lernen Sie, was Sie zu billig kalkulieren. Die zweite gibt der Kunde frei, mit Namen und Zeitstempel daneben.
Eine Aufgabe gehört zu einem Projekt, ein Projekt zu einem Kunden — die Aufgabe zu wählen ist also die ganze Entscheidung. Zwei Wege hinein, ein Speicherformat, drei Zustände.
Er läuft serverseitig — ein Reload, ein Absturz oder ein zweites Gerät können ihn nicht verlieren. Einer pro Person, und das ist erzwungen statt vereinbart: Wer einen zweiten startet, stoppt den ersten und bucht die Zeit als Entwurf.
Für das Telefonat, das Sie nicht gestoppt haben, und die Stunde, die Sie vergessen haben. Das Dauerfeld versteht, was Sie schreiben — weil jeder es anders schreibt und keiner davon falsch liegt.
Ein Vertrag, der in 15-Minuten-Schritten abrechnet, verändert eine Rechnung — nie das Protokoll dessen, was passiert ist. Beim Schreiben wird nie gerundet.
Ein Raster aus Aufgaben und Tagen. Klicken Sie eine Zelle an, um Zeit zu erfassen, sehen Sie den abrechenbaren Anteil und die Lücke — das einzige Nachhaken, das dieses Produkt betreibt.
„Sandbox-Keys haben 3 h gekostet — nächstes Mal höher anbieten.“ Die Notiz ist der eine Moment, in dem sich jemand erinnert, warum eine Stunde gekostet hat, was sie gekostet hat — und kein Kunde kommt an sie heran, unter keiner Rolle.
Entwurf, solange er Ihnen gehört; abrechenbar, sobald Sie den Monat freigeben; eingefroren, sobald er berechnet ist. Eine berechnete Stunde zu korrigieren ist eine Gegenbuchung, keine Änderung — beide Seiten bleiben im Protokoll.
Ihr Kunde sieht den Monat wachsen, während er passiert — Stunden pro Projekt, offene Aufgaben, was bei ihm liegt. Wenn die Rechnung kommt, bestätigt sie eine Zahl, die er schon kannte.
Interne Arbeit an seinem Projekt bleibt bewusst außen vor. Ihre Auslastung und seine Rechnung werden nie übereinstimmen, und genau das ist der Punkt: Die Zahl, die er sieht, ist die Zahl, die er zahlt.
| Portal Relaunch | 6 items | 21.0 |
| Infrastructure | 3 items | 6.5 |
| Gesamt | 9 items | 27.5 |
Protokolle, Entscheidungen, Fragen und Dateien stehen neben der Arbeit, um die es geht — pro Kunde, optional auf ein Projekt eingegrenzt. Aus einer Zusammenfassung werden in einem Schritt Aufgaben.
Und weil manche Kunden sich nie einloggen werden: Alles bündelt sich zu einer lesbaren Tagesmail, auf die man antworten kann. Nur Einladungen, Freigaben und Anmeldelinks gehen sofort raus. Niemand bekommt eine Benachrichtigung pro Karte.
Checkout flow first. Anna sends the SEPA mandate wording by Friday. Open question on invoice numbering.
PDF or the original InDesign files for the old invoice templates?
Ihr Name, Ihr Logo, Ihre Akzentfarbe, Ihre Domain. Die Struktur — Tinte, Linien, Abstände, die sieben Phasen — bleibt fest, und deshalb ist ein Mandantentheme ein Wertetausch und kein Redesign.
Auf der Kundenseite ist die einzige Erwähnung von AgencyOS eine Zeile im Fußbereich. Auf Ihrer eigenen Domain gibt es keine.
Wir richten Ihren Workspace ein und migrieren Ihre laufenden Projekte, bevor das erste Gespräch endet.